Seguindo a série de artigos voltados à utilização de um sistema para clínica, iremos agora abordar os principais recursos disponibilizados em um sistema de gestão e que auxiliam o dia a dia de trabalho dos profissionais da saúde.
Entre os recursos básicos temos as agendas, o cadastro dos pacientes com prontuário eletrônico e o controle financeiro. Vamos detalhar o recurso da agenda e como sua utilização irá tornar o processo de atendimento mais simples em clínicas e consultórios.
Agendas personalizadas
Informatizar as agendas de uma maneira fácil de usar é uma das principais tarefas a serem realizadas quando buscamos pela utilização de um software médico. Todos os profissionais da área sabem como a gestão de agendas é complexa e como uma gestão desorganizada pode impactar, inclusive, no faturamento do profissional, visto que a convergência dos horários disponíveis pelo profissional e das possibilidades dos pacientes é algo fundamental para que a marcação da consulta seja efetuada.
Agendas rasuradas e confusas fazem o processo se tornar algo caótico e isso pode mudar bastante com a utilização de um sistema para clínicas que armazene todas as informações de forma simples, segura e eficiente.
O primeiro passo é criar agendas personalizadas no sistema, de acordo com os dias e horários de atendimento de cada profissional, configurando também a duração das consultas do profissional em questão. Esse ponto é básico e já traz uma clareza ao ambiente de trabalho: agendas claras, personalizadas e fáceis de serem visualizadas.
Com as agendas criadas, o segundo passo é entender os seu recursos (que são muitos!). Um dos mais utilizados é a sinalização dos agendamentos por cores. Funciona assim: cada agendamento pode ser sinalizado com as opções que mostram se o paciente compareceu, faltou, desmarcou ou confirmou o agendamento.
Essa sinalização de cores e símbolos também ocorrem quando uma paciente está sendo agendado para uma primeira vez, quando é um encaixe ou mesmo quando é um retorno.
Todos esses símbolos e cores fazem da agenda um ambiente mais organizado que, com uma rápida visualização, permite aos profissionais terem a dimensão do planejamento que precisa ser realizado e de como novos agendamentos podem ser feitos. Sabemos que uma consulta de primeira vez tende a demorar mais do que um simples retorno; dessa forma, na hora de encaixar um paciente, por exemplo, será mais fácil visualizar que o encaixe deve ocorrer perto do agendamento de retorno e não perto do agendamento da primeira consulta de um paciente. São observações simples, mas que fazem da gestão das agendas algo mais eficiente, elevando a percepção de confiança do paciente e trazendo mais conforto ao profissional da área da saúde.
Entre os recursos da agenda de um sistema de gestão de clínicas, ainda temos formas simples de buscar por novos horários vagos e de buscar por pacientes agendados, utilizando uma barra de pesquisa que, ao digitar o nome ou parte do nome do paciente, é possível visualizar todos os seus agendamentos (tanto os que já ocorreram quanto os próximos a serem realizados).
O melhor software será aquele que conseguir adequar todas as necessidades dos profissionais, visto que as clínicas médicas possuem especificidades e, cada uma delas, conta com necessidades próprias que só serão identificadas durante o período de testes de um software médico.
Automatizando processos
Um dos pontos mais interessantes na agenda médica é a automação de funções. Isso ocorre, por exemplo, no caso da confirmação de consultas, processo até então extremamente burocrático e que demandava tempo e recursos.
Ao utilizar um sistema para gerenciamento, tais confirmações podem ser realizadas de forma automática, tanto por mensagens de texto quanto por email. Com as devidas configurações realizadas, os envios são disparados automaticamente, dentro dos critérios estipulados pelo usuário.
Assim, o paciente irá receber uma mensagem com um link onde poderá confirmar ou desmarcar o agendamento, com acesso de qualquer lugar.
O melhor sistema também contará com recursos de agendamento online que permitirá ao usuário, seguindo a lei geral de proteção de dados, realizar agendamentos pelo site da clínica (a ser cirado de forma automática pelo próprio sistema). Com tal recurso, será possível uma divulgação do site em redes sociais, promovendo uma maior captação de novos agendamentos, o que irá influenciar, inclusive, na saúde financeira da sua clínica.
No próximo artigo da série “Sistema para clínica” iremos abordar sobre o cadastro de pacientes e prontuário eletrônico.
