Clínicas odontológicas são um tipo de estabelecimento muito dinâmico, onde a organização da informação faz muita diferença. Muitos agendamentos são marcados e muitos atendimentos realizados diariamente e ter uma ferramenta para controlar isso de forma simples e prática é essencial para ter uma rotina mais ágil e, consequentemente, melhores resultados. Com o uso de um sistema para consultório odontológico, você passa a ter tecnologia a seu favor, com mobilidade e uma gestão eficiente, através de ferramentas poderosas e ao mesmo tempo fáceis de usar.
Tecnologia: escolha um sistema em nuvem
Na hora de escolher um sistema de gestão de consultório, é fundamental verificar as tecnologias usadas. Hoje em dia, a modalidade mais vantajosa são as plataformas em nuvem, onde todas as informações ficam armazenadas em servidores seguros e você pode acessar o sistema de qualquer lugar. Assim, basta abrir o site do sistema através de seu navegador preferido, ou então usando os aplicativos oficiais disponíveis para Android e para iOS, e entrar com seu login. Seus dados estarão disponíveis sempre que você precisar, basta estar conectado à Internet.
Agendamento de Consultas
Com a tecnologia que hoje temos à nossa disposição em nosso dia a dia, é hora de deixar de lado as agendas de papel. Com um sistema para clínica, você terá a possibilidade de cadastrar uma agenda personalizada para cada profissional de saúde que atende em seu local. Cada agendamento é vinculado ao cadastro do paciente relacionado e você pode indicar seu status, a fim de contabilizar as presenças, faltas, confirmações, etc. Além disso, você também poderá diferenciar as primeiras consultas das consultas regulares e dos retornos. (Em breve teremos alertas de retorno).
Confirmações de Consulta
Os sistemas mais avançados contam com um sistema automático de confirmação de consulta, enviando lembretes via SMS, dando a opção de confirmar ou desmarcar a consulta com antecedência. Ao ser confirmada ou desmarcada, o status será alterado e você será avisado na agenda que o paciente confirmou ou desmarcou. Esse recurso é uma excelente forma de planejar as consultas do dia, permitindo agendar pacientes que estavam na lista de espera quando alguém desmarcar, e assim minimizar o tempo ocioso.
Agendamento Online
Um recurso muito interessante que está virando tendência em marcação de consultas é o Agendamento Online. Antigamente, era preciso ligar para o consultório e ocupar o tempo de suas secretárias ditando os horários disponíveis, pegando os dados do paciente e fazendo a marcação. Esse processo era lento e sujeito a erros, além de que pode deixar suas secretárias sobrecarregadas.
Com o Agendamento Online, um site é criado gratuitamente para sua clínica ou consultório. Nesse site, no qual você pode personalizar o endereço, é possível inserir um texto de apresentação da clínica, com sua logo em destaque, informações sobre seus atendimentos, preços, mapa de como chegar no local, galeria de fotos, equipe, integração com redes sociais, etc.
Mas o mais importante é que através desse site pode ser acessado o agendamento, onde o paciente poderá ver uma lista de horários disponíveis, escolher um horário e marcar sua consulta, fazendo todo o cadastro sem necessidade de telefonar.
É uma tendência mundial a preferência das pessoas, principalmente mais jovens, por realizar suas tarefas em aplicativos ou aplicações web ao invés de ter que fazer uma ligação telefônica. O Agendamento Online de consultas na área da saúde não poderia ser diferente. É muito importante oferecer esse recurso para dar a liberdade e o conforto do paciente marcar suas consultas sem depender de outras pessoas.
Cadastro de Pacientes e Prontuário Eletrônico
Outra função essencial para um sistema para clínicas e consultórios odontológicos é o cadastro de pacientes. No cadastro você pode incluir os dados de identificação e de contato, além de ser a tela por onde você poderá acessar o Prontuário Eletrônico.
Note que o cadastro é uma informação aberta a todos os usuários do sistema, apenas com dados simples, de endereço, telefones, etc, enquanto o Prontuário, que contém os dados de saúde, são de acesso restrito, não podendo ser acessados por usuários que não sejam profissionais de saúde, ou no caso específico, dentistas.
No prontuário, há espaço para registrar as queixas do paciente, anamneses (que podem ser inteiramente personalizadas), prescrição eletrônica com possibilidade de assinatura digital no formato ICP-Brasil, inclusão de procedimentos, receituários e atestados, além de imagens e anexos.
Destacamos o fato de que você pode tirar fotos da boca do paciente com seu celular e salvar diretamente em seu histórico, usando o aplicativo oficial do sistema.
Após registrar uma consulta, ela não deve poder mais ser alterada, afim de garantir a validade jurídica da informação.
O histórico das consultas realizadas ficará todo registrado de forma organizada no sistema e você poderá visualizar para cada paciente uma linha do tempo de suas consultas, ajudando a encontrar a informação que você precisa com mais agilidade.
Controle Financeiro
Como em todo bom sistema de gestão, você precisará de um módulo de controle financeiro, incluindo recursos como fluxo de caixa, contas a pagar/receber e recibos. Além disso, contará com recursos práticos para gerar pagamentos ou recebimentos parcelados, que irão automaticamente para o contas a pagar/receber, dependendo da modalidade.
No fluxo de caixa, você poderá lançar todas as suas despesas e receitas, acompanhando notas fiscais, emissão de boletos e gastos menores do dia a dia.
Relatórios e Estatísticas
Faz parte de todo sistema de gestão um módulo de relatórios e gráficos, onde você poderá acompanhar a evolução financeira de sua clínica ou consultório, identificando gastos desnecessários e possíveis oportunidades.
Os relatórios também permitem calcular as comissões dos funcionários, que podem ser um percentual configurável tanto sobre os procedimentos realizados quanto a produtos vendidos no controle de estoque.
A função principal dos relatórios e te dar todas as informações que você precisa para fechar o mês com tranquilidade.
Apresentamos o Consultório Live
Agora que você já entende como funciona viu e [alguns] benefícios que esse tipo de produto pode lhe oferecer, gostaríamos de lhe apresentar ao nosso sistema para clínicas e consultórios em nuvem, o Consultório Live.
O Consultório Live armazena seus dados na AWS, a maior plataforma de serviços em nuvem do mundo, e usa certificado SSL de 256 para criptografar as conexões. É um uma segurança no nível de ambientes bancários. Nosso sistema também conta com aplicativos oficiais para Android ou iOS.
Nosso sistema oferece os recursos listados previamente nesse artigo e você pode testá-los em seu consultório odontológico agora mesmo. Basta clicar no botão abaixo para iniciar o seu teste por 7 dias com todos os recursos liberados. Não perca tempo e comprove como nosso sistema é poderoso sem deixar de ser fácil de usar, e comece já a melhorar a organização de sua clínica.
