Prontuário eletrônico de um software gestão de clínicas (parte 1)

Um software de gestão de clínicas pode fazer uma grande diferença no desempenho das tarefas diárias de clínicas e consultórios da área da saúde.

Iremos nos basear no Consultório Live, sistema online desenvolvido pela VBB Software, para apresentar como funciona um prontuário eletrônico de um software médico.

Cadastro completo

O ponto inicial da ficha de um paciente são suas informações cadastrais, que devem ser preenchidas com a maior quantidade de informações possíveis, afim de auxiliar no contato e localização do paciente. Esses dados precisam ser frequentemente atualizados visto que são a grande base de dados de sua clínica médica.

Aba “Principal” da ficha de cadastro de um paciente.

É nessa aba, chamada “Principal”, que todos os dados cadastrais, como nome, endereço e telefones serão inseridos. O CEP deve ser o primeiro campo a ser preenchido na área de endereço, pois, com base no CEP, o nome da rua é fornecido de forma automática, evitando sua digitação.

Em relação aos campos de contato, o celular deve ser o campo de maior atenção, devendo ser informado com o DDD, visto que será usado para o envio de possíveis mensagens de confirmação de consultas.

Aqui também devem ser inseridas as informações sobre plano de saúde, número de carteira e a vinculação ao profissional que irá atendê-lo.

Maior flexibilidade

A aba “Detalhes” é o que lhe permite flexibilizar o cadastro, ou seja, lhe oferece um campo em branco (de Observações), que pode ser utilizado para inserir informações que sejam relevantes para o seu negócio mas que não estão contempladas em nenhum outro campo disponibilizado anteriormente no cadastro.

Aqui também entram todos os dados de contatos de parentes, que precisam ser preenchidos com bastante atenção pois podem ser muito úteis, principalmente no caso de atendimentos a idosos e crianças.

Concluindo o cadastro básico

Ao concluir e salvar as informações iniciais de cadastro, novas abas são disponibilizadas. São essas novas abas que permitem melhorar a gestão de sua clínica, visto que serão responsáveis por cuidar do fluxo de caixa, dos procedimentos e agendamentos dos pacientes.

Procedimentos, Produtos e Financeiro

Todos os procedimentos realizados devem estar cadastrados nos softwares médicos. Esse cadastro é uma etapa inicial, que precisa ser realizada uma única vez, inserindo os procedimentos (como uma consulta, por exemplo) e seus valores.

Assim, através dessa área do cadastro de pacientes, é possível inserir os procedimentos que o mesmo irá realizar, permitindo um registro no software de gestão. Além disso, esses registros podem ser impressos como “Orçamentos” a serem entregues aos pacientes, facilitando o dia a dia dos profissionais de saúde.

Com o registro desses procedimentos, automaticamente são criadas pendências financeiras na aba correspondente da ficha do paciente, auxiliando na administração financeira da sua clínica.

Nessa aba relacionada ao Financeiro, é possível registrar os lançamentos e suas formas de pagamento, realizando, inclusive, parcelamentos. É uma visão clara de tudo que o paciente deve, do que já foi pago e do que ainda está pendente, cuidando assim da saúde financeira e melhorando os sistemas de gestão do seu estabelecimento.

Para auxiliar a gestão de clínicas e consultórios, o sistema conta ainda com a possibilidade de que produtos comercializados ou utilizados em determinados procedimentos sejam cadastrados no sistema e possam ser inseridos na ficha do paciente, permitindo um melhor controle e organização.

Registro de consultas

Outra área importante, que todos os softwares de gestão precisam apresentar, é a área destinada ao registro das consultas de um determinado paciente. No Consultório Live é possível acessar esses registros diretamente pela ficha do paciente, apresentando todas as consultas (passadas e futuras) e seus respectivos status (compareceu, faltou, e etc). Essa listagem de todos os agendamentos e seus status pode ser, inclusive, impressa para controle ou entrega aos próprios pacientes.

Assim, sistemas de gestão precisam contar com o registro completo dos pacientes de clínicas e consultórios, mostrando e armazenando não só os dados cadastrais como também informações sobre agendamentos, movimentação financeira, procedimentos e produtos.

Como escolher o melhor software?

Para escolher o sistema que mais se adequa às suas necessidades, é necessário observar todos esses pontos e testar, na prática, o funcionamento do sistema.

Outra questão que precisa ser observada é a tecnologia utilizada. No caso do Consultório Live, ele é um sistema online (que funciona pela internet) e isso oferece maior flexibilidade ao usuário, permitindo que o acesso seja feito através de qualquer dispositivo.

Para que você possa conhecer o sistema, é possível criar sua conta no programa e testá-lo gratuitamente, sem nenhum tipo de restrição, pelo período de 7 dias.

Durante todo esse período de testes, você conta com um amplo material de apoio e uma equipe de suporte que estará sempre disponível para lhe auxiliar.

Jéssica Pereira
Jéssica Pereira
Colaboradora - Apaixonada por tecnologia desde criança, Jéssica gosta de ajudar as pessoas a compreender o funcionamento do mundo digital e falar sobre dicas e tendências de ferramentas que podem facilitar seu dia a dia.

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