Essa área se destina a configuração das confirmações de consultas. O programa permite que sejam enviados e-mails, mensagens de texto (SMS) e mensagens por Whatsapp como lembretes das consultas agendadas.
Dica: o envio de SMS é realizado de forma automática e gratuita, não sendo necessária a vinculação com nenhum aparelho de celular ou nenhum tipo de conta em empresas de telefonia. As mensagens por Whatsapp podem ser enviadas tanto de forma manual (sem custos adicionais) quanto de forma automática (com uma cobrança por envio).
Assim, existem diversos meios de confirmações que podem ser utilizados em conjunto ou individualmente. São eles:
E-mail de Agendamento: envia um e-mail automático para o paciente assim que a consulta é marcada.
E-mail de Confirmação: envia um e-mail automático para o paciente alguns dias antes da consulta, lembrando sobre o agendamento.
Whatsapp de Confirmação manual: ao abrir o agendamento do paciente ou sua ficha de cadastro, é possível clicar no ícone do Whatsapp. Esse botão encaminha o usuário para o aplicativo do Whatsapp Web, que deve estar devidamente instalado e configurado no computador do usuário. Dessa forma, é possível enviar mensagens através do Whatsapp, de forma manual, sem nenhum custo adicional.
Whatsapp de Confirmação automático: essa opção permite o envio automática de mensagens de confirmação de consultas através do Whatsapp. As mensagens são enviadas sem que o usuário tenha que realizar nenhum tipo de comando e contam com os dados da consulta, além do link onde o próprio usuário pode realizar a confirmação ou cancelamento. Tais envios são cobrados e é necessário que o usuário possua créditos no sistema para que eles ocorram.
SMS de Confirmação: envia automaticamente uma mensagem de texto SMS alguns dias antes da consulta, lembrando sobre o agendamento e informando os dados de contato. Essa mensagem de texto conta com um link que permite que o próprio usuário confirme ou cancele o agendamento ao clicar sobre ele.
Importante: Tanto os e-mails quanto as mensagens de texto só conseguirão ser corretamente entregues se o paciente estiver devidamente cadastrado no sistema, com e-mail e telefone celular devidamente cadastrados. No caso de telefones celulares, eles devem ser registrados no formato DDD + número, como por exemplo, em (11) 98854-4392.
Tecnologia utilizada: o envio das mensagens de texto (SMS) ocorre utilizando a tecnologia Short Code, que é a mais moderna e segura do mercado. É a mesma tecnologia utilizada por mensagens de banco, por exemplo. São aquelas menagens enviadas por números compostos de apenas 5 dígitos. Tal tecnologia garante uma maior precisão e rapidez no processo de envio e recebimento das mensagens de texto.
Permitir Confirmar ou Desmarcar via E-mail: essa opção permite que o próprio usuário confirme ou desmarque sua conta através do link enviado no e-mail de confirmação da consulta.
Mensagem de Confirmação: é necessário que essa opção esteja ativa (verde) para que os envios por SMS ou Whatsapp ocorram de forma automática.
Para ativar cada uma das opções de confirmação, é necessário marcar o botão correspondente, deixando-os na cor “verde”.
Enviar Mensagens por: é nesse campo que o usuário deve selecionar se o envio das mensagens irão ocorrer através de SMS (sem custo adicional) ou por Whatsapp (com a necessidade de aquisição de créditos).
A compra de créditos para o envio automático de mensagens de confirmação de consultas por Whatsapp deve ser realizada clicando no botão “Comprar créditos“, através dos pacotes de créditos disponibilizados. Através do botão “Extrato de uso” é possível verificar como seus créditos estão sendo utilizados. Maiores informações sobre essa função podem ser obtidas clicando aqui.
Abaixo da seleção sobre a forma como as mensagens serão enviadas, estão as informações de contato que serão informadas nas respectivas mensagens de confirmação. Assim, o número do telefone inserido em “Telefone para Contato” será exibido na mensagem SMS como um meio do paciente se comunicar com o estabelecimento. O e-mail e observações inseridas nos campos “E-mail para Contato” e “Obs. ao final dos e-mails“, respectivamente, também farão parte do e-mail enviado aos pacientes.
Por fim, é necessário informar o número de dias de antecedência que tais confirmações devem ser enviadas, em “Enviar confirmações X dias antes da consulta” e também com quantas horas de antecedência uma consulta pode ser desmarcada, em “Permitir desmarcar por e-mail ou SMS até X horas antes da consulta“.
Fuso Horário: para que as mensagem possam ser processadas no horário correto, é necessário selecionar o fuso horário de sua região.
Após realizar as configurações, clique em “Salvar“.
Você pode ler um artigo que aborda sobre o envio automático de mensagens para confirmação de consultas no blog do Consultório Live, clicando aqui.