A recepção precisa encontrar um horário, o profissional consulta o histórico do paciente e a administração acompanha os recebimentos. Um sistema para clínica médica reúne essas informações para que cada pessoa consiga realizar sua parte do trabalho.
Antes de escolher, vale entender quais problemas o software deve resolver e como avaliar seu uso no dia a dia. A quantidade de recursos importa, mas também é preciso observar a facilidade de operação, os acessos da equipe, o suporte e as condições de contratação.
O que é um sistema para clínica médica?
É um software que ajuda a organizar as rotinas de atendimento e gestão: cadastro de pacientes, agendas, prontuários, recebimentos e outras informações usadas pela clínica. Ele pode apoiar médicos, outros profissionais de saúde, recepcionistas e administradores, com funções e permissões adequadas a cada pessoa.
Em uma solução em nuvem, o acesso pelo computador acontece no navegador, com conexão à internet, sem instalar o sistema. Os dados ficam armazenados online. Ao avaliar essa opção, observe também como funcionam os backups, o acesso pelo celular e a proteção das informações.
Como ele participa da rotina da clínica?
Como exemplo, o software médico Consultório Live reúne agenda, prontuário, financeiro e acessos individuais. Para conhecer como esses recursos se aplicam à rotina da equipe, veja a apresentação do nosso sistema para clínica.
Organização dos horários e da chegada dos pacientes
Cada profissional pode ter dias, intervalos e durações de atendimento diferentes. A recepção precisa encontrar vagas, marcar retornos e bloquear períodos de ausência sem confundir as agendas.
Também faz diferença acompanhar quem confirmou, chegou, faltou ou desmarcou. A sala de espera ajuda a identificar os pacientes que estão aguardando. Já o agendamento online permite disponibilizar horários para que o próprio paciente faça a marcação pela internet.
Confira como o sistema envia lembretes e recebe as respostas. As mensagens de confirmação por WhatsApp podem ser iniciadas pela equipe ou enviadas de forma totalmente automatizada. As condições de cada modalidade devem entrar na comparação de custos.
Consulta ao histórico e registro do atendimento
Ao receber um paciente, o profissional precisa localizar seu cadastro e consultar o que foi registrado nos atendimentos anteriores. O prontuário eletrônico reúne anamneses, evolução, prescrições e anexos, como exames e documentos.
Observe se é possível personalizar as perguntas da anamnese e os modelos de documentos conforme a especialidade. O cadastro também deve manter os contatos atualizados, úteis para as confirmações e para a comunicação com o paciente.
Para as prescrições digitais, o Consultório Live possui integração com a Memed, com assinatura digital e envio da receita para o celular do paciente. Nos atendimentos à distância, o software também oferece teleconsultas gratuitas e ilimitadas.
Registro dos recebimentos e acompanhamento financeiro
Depois do atendimento, é preciso registrar o recebimento ou acompanhar o valor que ainda será pago. O fluxo de caixa mostra entradas e saídas já realizadas; as contas a pagar e a receber ajudam a organizar os compromissos futuros.
Na avaliação, procure entender como os lançamentos se relacionam com os pacientes e os profissionais. Relatórios por período e categoria ajudam a administração a acompanhar receitas e despesas. O Consultório Live também permite emitir recibos e exportar dados para Carnê Leão e Receita Saúde.
Quando a clínica atende por convênios, observe os recursos para preenchimento de guias TISS, consulta à tabela TUSS e exportação dos lotes de guias. Essas tarefas precisam fazer sentido para a rotina de faturamento da equipe.
O que observar antes de escolher?
Facilidade de uso para quem atende e para quem organiza
Considere as tarefas que mais se repetem: encontrar um paciente, remarcar uma consulta, abrir o prontuário e registrar um pagamento. Quem executa essas atividades deve participar da avaliação. Uma tela pode ser clara para o administrador e pouco prática para quem passa o dia na recepção.
Observe ainda se o sistema acompanha o trabalho de vários profissionais, com agendas próprias e acessos individuais. A organização deve continuar compreensível quando novas pessoas passam a usar o software.
Acessos individuais e proteção das informações
A pessoa que organiza os horários nem sempre precisa consultar informações clínicas ou movimentações financeiras. Verifique quais permissões podem ser definidas para cada função, como os backups são realizados e quais recursos apoiam a proteção dos dados dos pacientes.
No Consultório Live, o conteúdo clínico tem acesso restrito aos profissionais de saúde autorizados. Com a opção Prontuários Exclusivos habilitada, cada profissional visualiza somente o histórico clínico que ele próprio registrou, sem acessar os registros clínicos dos demais.
Condições de contratação e custos adicionais
Compare a quantidade de usuários, os recursos incluídos, o prazo de contratação e os serviços cobrados à parte. Considere todas as pessoas que precisarão de acesso, incluindo profissionais, recepção e administração.
No Consultório Live, todos os planos possuem todos os recursos; a diferença entre eles é a quantidade de usuários. SMS e WhatsApp semi-automático estão incluídos. O envio totalmente automatizado pelo WhatsApp utiliza créditos adicionais.
Suporte, migração e acesso fora da clínica
Antes de decidir, entenda como pedir ajuda, em quais horários a equipe atende e quais materiais estão disponíveis. Se já utiliza outro sistema, converse sobre os dados que podem ser migrados e como a mudança será orientada.
O Consultório Live tem atendimento humano pelo WhatsApp em horário comercial, além de materiais de ajuda e videoaulas. A equipe avalia os dados disponíveis no sistema anterior e orienta a migração de pacientes, prontuários e agendamentos, sem custo adicional.
Para quem precisa consultar horários e registros fora da clínica, há aplicativos para Android e iPhone. Se um profissional de TI estiver avaliando integrações com outras ferramentas, o software também disponibiliza uma API para desenvolvedores.
Como avaliar o sistema com situações do dia a dia?
Escolha algumas tarefas frequentes da clínica e observe como elas são realizadas. Você pode começar pelas que mais exigem atenção da equipe:
- Encontrar um horário e marcar um retorno na agenda do profissional.
- Localizar um paciente e consultar seu histórico de atendimentos.
- Registrar uma evolução com uma anamnese adequada à especialidade.
- Registrar um recebimento e localizar uma conta que ainda será paga.
- Entender o que cada pessoa consegue acessar e como solicitar suporte.
No Consultório Live, o período de teste é de sete dias, sem cartão e sem necessidade de falar com vendedor para começar. O produto é desenvolvido pela VBB Software desde 2004.
