Dentre os processos administrativos de uma unidade de saúde, a marcação das consultas médicas é uma das principais tarefas desempenhadas pela equipe de apoio. Marcar consultas é o passo inicial para que o paciente possa ser atendido pelos profissionais de saúde e nem sempre é simples combinar os horários disponíveis com as necessidades dos pacientes.
Assim, ao escolher um sistema para clínica, que é uma plataforma onde todos os dados são inseridos para organizar e armazenar as informações, é muito importante que os profissionais verifiquem como funciona a parte destinada ao agendamento de consultas.
As agendas precisam ser personalizadas
As agendas devem acompanhar a necessidade dos profissionais para que consultas e exames sejam agendados. Assim, é necessário que o sistema permita criar agendas individuais para cara um dos usuários, com seus dias e horários de atendimento personalizados de forma a retratar a disponibilidade do clínico geral.
Telas claras e intuitivas
As agendas precisam ser simples, de forma que o usuário consiga indentificar de forma rápida possíveis horários vagos, agendamentos e observações. É importante que sejam sinalizados agendamentos para consultas de primeira vez, assim como consultas de retorno. O mesmo ocorre com o status do agendamento, que deve mostrar se o paciente compareceu, faltou ou remarcou a consulta, por exemplo.
Campos de busca também devem existir para auxiliar o usuário a encontrar de forma mais simples horários vagos onde seja possível realizar o agendamento e pacientes já agendados.
Ferramentas de confirmação
As agendas devem contar com mecanismos de automação para que realizem a função de confirmação de forma automática, enviando aos pacientes mensagens sobre o agendamento, com seu dia e horário, além de dados de contato. A confirmação ou cancelamento da consulta é possível através do link enviado na mensagem, permitindo que o próprio paciente faça esse processo, que é atualizado instantaneamente pelo sistema.
Site com possibilidade de agendamento
Outro recurso de automação que pode auxiliar no marketing digital e ampliar a captação de pacientes é a possibilidade de criar um site automatizado pelo próprio sistema onde o usuário pode criar seu agendamento de acordo com as disponibilidades de horário sem a necessidade de intermediação de funcionários da clínica ou consultório.
Integração com o cadastro dos pacientes
É importante que os agendamentos sejam vinculados de forma automática pelo sistema à ficha do respectivo paciente. Dessa forma, ao abrir o cadastro de um paciente específico, é possível identificar de forma bem clara todos os seus agendamentos, verificando presenças e faltas. Esse recurso permite inclusive verificar pendências financeiras e auxiliar em possíveis gerações de recibos.
Acesso pelo aplicativo
Com a utilização de um sistema online para gerenciar sua clínica ou consultório, será possível utilizar de forma integrada ao sistema um aplicativo para marcar consulta. Para isso, é necessário que o usuário crie uma senha pelo computador e tenha seu próprio perfil de acesso ao sistema.
Com esse perfil criado, funcionará como já ocorre com demais serviços, como um aplicativo do sus (app do sus) que já ocorre com profissionais de atuam na rede pública de saúde e contam com alguns aplicativos para ter acesso a serviços de escala, plantões, medicamentos e vacinas, por exemplo.
Dessa forma, o usuário irá acessar o aplicativo do sistema de consultório e poderá, através dele, alterar ou criar agendamentos mesmo estando fora de seu ambiente de trabalho. Essa flexibilidade permite que secretárias, por exemplo, não precisem mais estar fisicamente no ambiente de trabalho para realizar agendamentos. Permite também que o próprio profissional realize agendamentos ou acesse suas agendas para programar melhor o seu dia de trabalho.
Essa flexibilidade de acesso tem sido cada vez mais utilizada em todos os segmentos da saúde e, em relação especificamente às agendas, permite que um profissional do Rio de Janeiro, por exemplo, mesmo estando em viagem fora de seu estado, possa, de onde estiver, consultar suas agendas e realizar novos agendamentos.
