A grande maioria dos profissionais da área da saúde já ouviu falar de sistemas de gerenciamento para clínicas e consultórios, o famoso software médico. Para que não está familiarizado com o tema, são programas que armazenam todas as informações em só local, simplificando a gestão dos estabelecimentos de saúde.
Além disso, quando tais sistemas funcionam de forma online (pela internet) ele pode ser acessado de qualquer lugar, mesmo o profissional de saúde estando fora de sua clínica ou consultório, facilitando ainda mais o dia a dia de trabalho.
No entanto, quando falamos de um consultório odontológico, existem especificidades que não são tão necessárias nas demais áreas da saúde, como a necessidade de acompanhamento da evolução através de imagens e a inclusão de exames e radiografias ao prontuário para melhor controle do tratamento.
Conhecendo as principais ferramentas de um sistema para consultório odontológico
O ponto de partida da utilização de um sistema de gestão para o gerenciamento de clínicas e consultórios é a personalização das ferramentas. Essa é a base para que o usuário possa começar sua utilização.
Assim, inserir sua logo, escolher as cores das telas, criar o cabeçalho para os documentos e receituários e, principalmente, criar suas próprias agendas, com seus dias e horários de atendimento é o ponto inicial para adequar o sistema às necessidades do usuário.
Com essas configurações iniciais realizadas, vamos para começando a descobrir os demais recursos e como sua utilização irá auxiliar na rotina de trabalho dos profissionais, proporcionando um acesso mais preciso e simplificado às informações dos pacientes, de forma fácil de usar.
As agendas entram nesse processo como a transformação mais visível e mais impactante em um primeiro momento. Transformar as agendas de papel, com inúmeras rasuras e anotações de difícil compreensão em algo simples e descomplicado, onde todos os usuários podem visualizar de forma clara os agendamentos realizados é algo realmente muito impactante na administração de um estabelecimento da área da saúde.
Com alguns cliques é possível agendar os pacientes criar observações sobre os agendamentos, sinalizar pacientes que são agendados como consultas de retorno, além de alterar os status dos agendamentos através de um esquema de cores, que fazem a visualização e indentificação se tornar ainda mais simples.
Cada usuário pode acessar sua própria agenda de onde estiver, através de qualquer computador conectado à internet e também através de aplicativos de celular, o que permite ao usuário um melhor planejamento do seu dia de trabalho.
Secretárias também podem criar e editar agendamentos pelo aplicativo, permitindo que realizem suas tarefas mesmo estando fisicamente fora da clínica ou consultório, elevando a produtividade e desempenho.
Outro ponto extremamente interessante é o agendamento online, que permite ao próprio paciente consultar os horários disponíveis nas agendas e realizar seus próprios agendamentos, sem a necessidade de intermediação de terceiros. Ou seja, essa ferramenta permite que o agendamento ocorra 24 horas por dias, dinamizando o processo e ampliando a captação de novos agendamentos.
Esse agendamento online é realizado através de um site criado pelo próprio sistema de forma praticamente automática. Por dentro desse site, o usuário pode consultar os horários disponíveis e criar seus agendamentos. Muitos usuário têm utilizado o link desse site para ampliar a captação através de redes sociais, estimulando as marcações.
E, para concluir os benefícios das agendas em um sistema para clínica, ainda existe a questão da confirmação dos agendamentos via sms, o que reduz significativamente o número de faltas, além de reduzir a carga de trabalho de secretárias na função burocrática de confirmar os agendamentos. Funciona assim: o sistema envia de forma automática um SMS para o paciente com as informações sobre o dia e horário do agendamento, permitindo que o próprio paciente possa confirmar ou cancelar o agendamento através de um link contido na mensagem.
Cadastrando pacientes e sua evolução
O melhor software será aquele que consegue atender as especificidades de cada usuário. Mas, a base para um bom software são recursos completos, pensados para simplificar a rotina de trabalho dos profissionais, que sejam simples, fáceis de usar. É necessário levar em consideração que a grande maioria dos profissionais de saúde não são especialistas em informática e, por tanto, o sistema precisa ser o mais simples e intuitivo possível.
A ficha dos pacientes busca substituir todas as informações de antigas fichinhas de papel por um banco de dados sólido e agrupado, onde todas as informações sobre a saúde do paciente irão ser armazenadas em um mesmo local. Aqui englobamos os anexos e imagens que, para o profissional de odonto, é algo muito importante para o acompanhamento da evolução dos tratamentos.
O controle financeiro em uma clínica odontológica
O financeiro precisa conter um fluxo de caixa detalhado, com o registro de toda a movimentação, de todos os valores recebidos e pagos durante o desenvolvimento das atividades propostas.
Por isso é tão importante que os registros financeiros estejam integrados ao cadastro dos pacientes. Isso permite que ao abrir a ficha do paciente, o usuário tenham um panorama completo, que abrange também pagamentos, pendências financeiras e recibos emitidos.
Esses registros servem como base para a emissão de boletos e notas fiscais, que podem ser geradas com base nas informações registradas no sistema. Assim, emitir boletos para cobrança através de seu próprio banco e enviar para o paciente se torna algo mais simples, com base nos registros da ficha do paciente.
É muito comum também que os profissionais de odonto precisem realizar um controle de estoque e essa função deve estar inserida no sistema. Permitindo que produtos devidamente cadastrados possam ser inseridos na ficha do paciente, possibilitando um registro mais completo.
Gráficos e relatórios
Com todas essas informações registradas no sistema, é possível utilizá-las para gerar gráficos e relatórios gerenciais para o controle e planejamento do negócio. Com base nesses relatórios, os administradores podem analisar o caminhar do negócio e podem utilizá-los também como base para a prestação de contas tanto com médicos que trabalhem prestando serviços no estabelecimento quanto com próprios pacientes que precisem consultar presenças, pagamentos e etc.
Assim, a melhor forma de conhecer um sistema de gerenciamento é testando na pratica todas as suas funções e entendendo como tais ferramentas irão transformar sua clínica ou consultório em um estabelecimento mais moderno e produtivo. Dessa forma, sugerimos que utilizem os 7 dias gratuitos de testes do Consultório Live para testar o sistema online da VBB Software para o gerenciamento de clínicas e consultórios da área da saúde.
