Ainda na série de artigos sobre o uso de um sistema para clínica, iremos abordar agora os recursos básicos (exceto às agendas, que foram bem detalhadas no artigo anterior) que precisam ser disponibilizados em um sistema de gestão. Entre esses recursos, temos o controle financeiro e cadastro completo de pacientes com prontuário eletrônico. Sem esses recursos, que são a base da gestão de clínicas, os profissionais de saúde dificilmente conseguirão elevar a produtividade em seu dia a dia.
Cadastro de pacientes, o registro fundamental
A base de um cadastro completo de pacientes é a antiga fichinha de papel com todas as informações cadastrais e todas as anotações relevantes para que as clínicas médicas tenham um registro completo sobre o paciente em questão.
No entanto, com o uso de um software médico, os profissionais da área da saúde contam com uma série de recursos para aprimorar esses registros, tendo realmente campos e ferramentas para que todas as informações estejam contempladas nos cadastros. Assim, além de uma parte básica, destinada a informações cadastrais, existem abas para livre digitação, informações sobre pagamentos e pendências financeiras, procedimentos realizados e presenças. Isso tudo seguindo a lei geral de proteção de dados e sem contar com o prontuário em si.
Com a inserção dos procedimentos na ficha do paciente, é possível utilizar esse recurso como um orçamento a ser impresso e entregue ao paciente em questão. Esse recurso é muito útil em caso de procedimentos que necessitam de uma prévia avaliação, como tratamentos odontológicos e estéticos, além de exames.
O prontuário eletrônico deve ser uma parte separada do cadastro, com nível de acesso mais restrito para que apenas profisisonais da saúde possam inserir e visualizar as informações sobre o estado de saúde e evolução dos tratamentos do paciente.
Nele, existe uma linha do tempo onde cada consulta é registrada no sistema para clínicas, incluíndo a possibilidade de geração de documentos e inclusão de anexos.
Dentre esses documentos que podem ser gerados pelo prontuário eletrônico do paciente estão receitas, solicitações de exames, atestados e protocolos de tratamentos, todos podendo ser previamente personalizados, inclusive com a logo e cabeçalho das clínicas e consultórios.
Em relação aos receituários, eles devem estar vinculados a banco de dados com inúmeros medicamentos disponíveis no mercado. No caso do Consultório Live, sistema online da VBB Software para o gerenciamento de clínicas e consultórios, o banco de dados utilizado conta com mais de 60 mil medicamentos e, ao iniciar a digitação do nome ou do componente do remédio, o sistema já apresenta todas as opções relacionadas, de forma fácil de usar.
Cuidando da saúde financeira da sua clínica
O melhor software será aquele que conseguirá atender as especificidades do seu negócio. Cada clínica ou consultório conta com funcionamentos próprios e o melhor sistema deverá conseguir entender e dar suporte a essas necessidades.
Em relação ao controle financeiro, é necessário que toda a movimentação de receitas e despesas estajam devidamente registrados. Isso é o que dará sustentabilidade ao negócio no longo prazo, visto que apenas com tais registros feitos corretamente é que será possível ter uma real visualização dos lucros ou prejuízos.
Assim, a cada consulta médica é necessário que haja o registro correspondente e que esse registro esteja vinculado ao cadastro do paciente em questão, para que, futuramente, seja possível emitir recibos, verificar pendências e consultar os pagamentos realizados.
Quanto mais simples forem as telas de um sistema financeiro e quanto mais interligados estiverem o registro das receitas e despesas com o cadastro dos pacientes, mais fácil e efetivo será o controle.
Para solidificar a área financeira, a geração de relatórios e gráficos de apoio são fundamentais e servem para o controle e tomada de decisão, não podendo faltar em um software médico que busque auxiliar na gestão de clínicas e consultórios da área da saúde.
Sistema online
Ao utilizar um sistema online (que funcionam pela internet) o usuário conta com uma flexibilidade bem interessante, que permite o acesso de qualquer lugar, inclusive por aplicativos de celular. E, além disso, a conexão com a internet abre um leque de recursos como o envio de mensagens para confirmação de consultas e a criação automática de sites, com a possibilidade de agendamento online, por exemplo.
