Um dos principais recursos de um sistema para clínica é a área destina aos agendamentos, onde o usuário pode criar suas agendas de forma personalizada e realizar os agendamentos das consultas médicas.
Parece simples, mas esse é um dos recursos que demandam grande parte da atenção dos profissionais de saúde quando estiverem avaliando um software, visto que essa funcionalidade é cheia de automações que podem elevar significativamente a produtividade no que se refere ao agendamento de consultas e confirmações.
Assim, é necessário, em primeiro lugar, que as telas sejam simples, claras e intuitivas, de forma que as secretárias e profissionais consigam visualizar com tranquilidade os horários vagos e os agendamentos realizados. Para isso, devem existir alertas sobre os status das consultas (se o paciente compareceu, se faltou, ou remarcou, por exemplo), assim como o fato de ser uma primeira consulta (que teoricamente demora um tempo maior) ou um encaixe, por exemplo.
Tais alertas auxiliar no dia a dia da unidade de saúde, fazendo com que consultas e exames sejam agendados de forma mais rápida, levando à integração entre os horários disponíveis e as possibilidade do paciente.
Na verdade, a gestão de agendas (conhecida pela “simples” função onde a secretária marca consultas) é o início de todo o processo, que passa pelo atendimento em si e resulta na lucratividade do estabelecimento. Portanto, merce uma atenção especial em um sistema de gerenciamento.
Recursos relacionados à agenda
As agendas precisam se adequar à realidade do profissional em questão. Assim, um clínico geral do Rio de Janeiro, por exemplo, precisa que um software médico contenha uma agenda que consiga apresentar os seus dias e horários de atendimento. Essa é a base onde o agendamento da consulta é realizado.
No entanto, com o avanço da tecnologia, novos recursos foram sendo desenvolvidos de forma a automatizar e realizar os processos burocráticos de forma mais simples, tirando a sobrecarga de trabalho manual dos profissionais, fazendo com que o sistema efetue grande parte dessas etapas.
Um exemplo mais significativo é a confirmação de consultas. Esse é um procedimento tradicionalmente burocrático e manual, onde as secretárias passam grande parte do dia anterior à consulta fazendo ligações telefônicas ou mandando mensagens manuais para confirmar os horários. E esse procedimento sempre foi (e continua sendo) fundamental, visto que reduz o número de faltas e abre espaço para encaixar novos pacientes que estão na lista de espera em possíveis desistências (o que é algo que ocorre com muita frequência).
Mas, com o uso de um sistema on line para o gerenciamento das agendas, é possível o envio de mensagens de texto (SMS) para os pacientes de forma automática. Assim, a partir de uma configuração inicial, o sistema passa a disparar os envios sempre no prazo de antecedência estabelecido, informando aos pacientes sobre seus agendamentos. E, tais mensagens contam com um link onde o paciente pode confirmar ou desmarcar seu agendamento. Ao clicar no link e confirmar ou desmarcar sua consulta, essa informação é, automaticamente, atualizada na agenda do profissional.
Acesso ao sistema através de aplicativos
Com o uso de um sistema online, o usuário também consegue realizar o acesso à funções como cadastro de pacientes e agendas através da palma da mão, com um app para marcar consulta.
Por ter os dados armazenados na nuvem, em servidores seguros, a utilização de um sistema online para o gerenciamento das informações de clínicas e consultórios da área da saúde permite o acesso a determinadas funções por meio de aplicativos de celular, trazendo ainda mais flexibilidade de acesso aos profissionais.
Isso faz com que secretárias possam realizar marcações mesmo estando fora do seu local físico de trabalho, assim como profissionais de saúde podem acessar à ficha do paciente e seus prontuários também estando fora de suas clínicas ou consultórios.
Essa flexibilização permitida pelo uso de um sistema online resulta em um atendimento mais seguro e cuidadoso aos pacientes, visto que os profissionais passam a acessar os dados em tempo real, de onde estiverem.
