Com o avanço da tecnologia, a utilização de um software médico para profissionais das áreas da saúde é algo que tem sido amplamente utilizado em clínicas e consultórios de todo o país. Nesse artigo, iremos entender um pouco melhor como a utilização de tais sistemas pode elevar a produtividade de cada profissional, com ferramentas simples mas que fazem toda a diferença na rotina de trabalho e na comunicação entre profissionais.
Em primeiro lugar, precisamos compreender que um sistema para o gerenciamento de clínicas e consultórios deve conter alguns recursos e ferramentas que são fundamentais para o acompanhamento e armazenamento das informações dos pacientes, como é o caso do prontuário médico que deve conter todos os registros sobre a saúde dos pacientes.
Esse prontuário eletrônico deve seguir as orientações do conselho federal de medicina e ser uma ferramenta flexível de forma a conter diversas informações, que variam de acordo com a especialidade do profissional em questão. Assim, é no prontuário que teremos registrados os dados sobre exame clínico, anamneses, evolução do tratamento, solicitações de exames, receituários, atestados, além da possibilidade de anexar imagens e documentos. O prontuário é um registro completo de todos os dados sobre a saúde do paciente, algo que precisa contar com os devidos requisitos de segurança por armazenar dados confidenciais.
Segurança de acesso
Os sistemas online, aqueles que funcionam pela internet e armazenam os dados em nuvem costumam contar com os mais modernos requisitos de segurança e armazenar as informações dos clientes em servidores seguros, normalmente fora do país.
Tais sistemas trabalham com logins individualizados, onde cada usuário possui seu próprio registro, com login e senha de acesso próprios, com níveis de permissão definidos pelo administrador do sistema.
Além disso, após finalizada uma consulta, não é mais possível excluir ou alterar as informações inseridas, seguindo o código de ética médica. Ou seja, é possível inserir novas informações, incluir hipóteses diagnósticas, anamnese e exame mas sem alterar dados já inseridos e salvos anteriomente.
Quando falamos de um sistema com armazenamento em nuvem, também devemos saber que a segurança com o backup das informações também é um atrativo adicional. Isso ocorre porque, como o sistema está armazenado nos servidores da empresa desenvolvedora, o cliente, usuário final, não precisa se preocupar com o armazenamento dessas informações. Assim, mesmo que ocorra um problema no computador do cliente (o que é muito comum!), todos os dados permanecem armazenados em toda seguraça.
Os modelos e personalizações
Um software médico precisa se adequar às necessidades de cada profissional e a melhor maneira de cumprir esse papel é oferecendo a possibilidade de criação de modelos e personalizações. Esses modelos vão desde a criação de anamneses a protocolos de receituários e exames, onde deve constar personalizações sobre cada paciente, como nome e dados cadastrais. Ou seja, ao mesmo tempo que permite ao médico deixar de elaborar textos, atestados e anamneses no momento da consulta, elevando a produtividade do atendimento, o modelo é um documento que contem uma espécie de personalização, de acordo com as necessidades criadas no momento da geração dos modelos.
Funciona assim: em um primeiro momento, antes de iniciar a utilização do sistema propriamente dita, o usuário deve criar seus próprios modelos, como o moedlo de prontuário médico, de exame físico, receceitas e atestados utilizados em suas consultas ou pela unidade de saúde.
No caso das anamneses, por exemplo, é possível criar vários modelos para serem utilizados de acordo com a necessidade do profissional, inserindo o modelo desejado no momento da consulta, por dentro do prontuário eletrônico. O mesmo ocorre com atestados e declarações, que já podem ficar preenchidas, sendo geradas no momento das consultas com apenas poucos clientes, utilizando o texto base.
O médico poderá, ainda, criar protocolos de exames ou de prescrições. Assim, para casos mais rotineiros, onde a receita é praticamente padrão ou em orientações de exames e tratamentos, já é possível deixar o texto programado para que apenas os ajustes necessários sejam realizados no momento da consulta, evitando que o profissional precise digitar grande parte das informações.
Trabalhar com tais modelos fazem a consulta ficar mais dinâmica, elevam a produtividade dos profissionais e permitem que o trabalho burocrático seja mais simples.
Isso tudo, sem contar com as personalizações visuais, de imagem, que permite que todos os modelos gerados por um sistema de gerenciamento para consultório já contem com a logo e cabeçalho do profissional ou da clínica onde atua, gerando uma padronização institucional dos documentos.
As ferramentas atuais de um sistema para clínicas e consultórios
Os primeiros sistemas de gestão para estabelecimentos da área da saúde surgiram com a ideia de eliminar as fichinhas de papel e as agendas rasuradas que sempre foram tão presentes em clínicas e consultórios. A intenção era permitir o armazenamento das informações de forma mais segura, de modo que qualquer usuário pudesse consultar os agendamentos e possibilitar que os profissionais tivessem um registro mais confiável dos dados sobre a saúde de cada paciente.
Com o tempo e o avanço tecnológico, muitos novos recursos e ferramentas foram sendo criados e implementadas aos softwares médicos que, atualmente, fazem de forma automática grande parte do processo burocrático, como no caso das mensagens automáticas de confirmação de consultas, onde o próprio sistema envia um SMS ao paciente com todos os dados do agendamento e a opção de confirmação ou cancelamento.
A criação automatizada de um site para divulgação do estabelecimento de saúde e a opção de, dentro desse site, existir o agendamento online, onde o próprio paciente pode verificar os horários disponíveis e realizar o seu próprio agendamento sem o intermédio de terceiros também estão entre os recursos mais desejados atualmente por profissionais de saúde, visto que aumentam a captação de novos agendamentos e simplificam o processo.
Entre os recursos mais básicos, estão o cadastro completo de pacientes e as agendas personalizadas, além do controle financeiro e geração de relatórios e gráficos. Aqui, podemos citar também a geração de documentos personalizados, como atestados, declarações, solicitações de exames e prescrições de medicamentos.
A importância do controle financeiro
Ter os registros de todas as entradas e saídas de recursos é a melhor forma de entender a real situação financeira de um negócio. E, tal controle muitas vezes é negligenciado pelos profissionais de saúde, principalmente quando trabalho de forma independente.
No entanto, para que exista uma sustentabilidade do negócio, o profissional precisa entender exatamente sobre os seus ganhos e suas despesas e isso só é possível com um registro detalhado.
Assim, utilizar o controle financeiro de um sistema de gerenciamento para consultórios e clínicas é algo que pode auxiliar (e muito!) o sucesso e manutenção do estabelecimento. Dessa forma, registrar cada uma das consultas e procedimentos e, por outro lado, ter o registro de todos os pagamentos é o que permtie esse controle.
No Consultório Live, é possível criar “contas” no Financeiro do sistema, de forma a separar os registros quando o sistema é utilizado por mais de um profissional. Funciona assim: quando tenho dois médicos atuando, por exemplo, posso criar uma conta no Financeiro do sistema para cada um deles. Assim, só irei lançar os recebimentos e despesas do médico X na conta financeira X; da mesma forma, só irei lançar os recebimentos e despesas do médico Y na conta Y.
Com isso, os lançametos financeiros e os relatórios gerados pelo sistema podem ficar segmentados por profissional, permitindo uma visão mais clara e o maior controle pelos próprios profissionais que, a qualquer momento, podem consultar seus recebimentos e sua situação financeira no sistema.
O Consultório Live é o sistema online da VBB Software e pode ser testado gratuitamente por 7 dias, com todos os recursos e ferramentas para otimizar as tarefas de sua clínica ou consultório. Acesse o botão abaixo e se cadastre, criando sua conta no sistema para conhecer todos os recursos e funcionalidades apresentadas no artigo.
