O consultório odontológico é um espaço com uma dinâmica diferente das demais clínicas e consultórios da área da saúde visto que a odontologia necessita de alguns recursos adicionais, principalmente no que se refere ao armazenamento de imagens e exames para acompanhamento da evolução do paciente.
Assim, um programa para consultório odontológico, além de uma agenda online, prontuário eletrônico e gestão financeira, precisa contar com apontamentos próprios e uma evolução visual que auxilie o profissional. Mas, é fundamental que tudo isso esteja apresentado de forma simples, fácil de usar.
Tecnologias disponíveis
Basicamente existem dois tipos de sistemas: os sistemas online, que funcionam pela internet e possuem o armazenamento de suas informações em nuvem, e os sistemas desktop, que funcionam instalados nos computadores e são essas próprias máquinas que são as responsáveis por armazenar todas as informações.
O sistema online tem ganhado terreno pois pode ser acessado através de qualquer dispositivo que esteja conectado à internet, mesmo o profissional estando fora de sua clínica odontológica. Ter o acesso aos agendamentos e prontuários de pacientes em tempo real, de qualquer lugar do mundo, realmente é algo que facilita o dia a dia do profissional e permite com que ele ofereça um tratamento diferenciado.
O benefício para consultórios odontológicos
Um sistema de gestão pode auxiliar a rotina de trabalho em um consultório odontológico de diversas formas. Iremos destacar alguns pontos mais importantes.
Ter o cadastro completo dos pacientes, é a base para qualquer controle, relacionamento e armazenamento de informações. Assim, um cadastro de pacientes deve ser integrado com as demais áreas do sistema, permitindo a unificação dos dados e a facilidade de visualização.
De dentro do cadastro do paciente, é possível acessar o prontuário eletrônico, onde são armazenadas todas as informações sobre evolução, histórico e anamneses (que são personalizadas e criadas de acordo com a necessidade de cada profissional). Ainda no prontuário, é possível solicitar exames e realizar prescrições, inclusive assinadas digitalmente para que possam ser utilizadas em seu formato digital, sem a necessidade do paciente portar a receita física nas mãos.
O armazenamento de imagens para acompanhamento dos casos clínicos também pode ser feito de forma bem simples. Nesse caso, além da opção de anexar as imagens através de arquivos já existentes no computador, é possível utilizar a câmera do próprio celular e, por dentro do aplicativo do sistema, já fazer a foto integrada ao prontuário do paciente em questão.
As agendas também são um ponto de destaque. Com a possibilidade de criação de agendas personalizadas, que podem ser acessadas e acompanhadas em tempo real, 24 horas por dia pelo profissional, temos um planejamento e organização mais simples do dia de trabalho.
Como recursos da agenda para aumentar a produtividade dos profissionais, existe a possibilidade da confirmação automática de consultas via sms, onde o próprio paciente pode confirmar ou desmarcar o agendamento. A possibilidade de criação de um site através do sistema e disponibilização das agendas para que os próprios pacientes realizem seus agendamentos de acordo com a disponibilidade também integram essa gama de opções.
Os relatórios gerenciais permitem ainda um controle de retornos, agendamentos e procedimentos realizados, principalmente no que diz respeito ao controle financeiro e ao controle de estoque, quando é o caso de utilização de produtos que precisam ser gerenciados.
O Financeiro do sistema trabalha com a possibilidade de criação de contas, de acordo com a necessidade do estabelecimento. Assim, é possível, por exemplo, criar uma conta para cada profissional e nela lançar os respectivos lançamentos de cada profissional em questão, facilitando o controle do fluxo de caixa, de contas a pagar e a receber, além da emissão de recibos.
Quanto aos recibos, o relatório de recibos também pode ser gerado mensalmente e ser exportado no formato de arquivo compatível com o Carnê-leão, programa da Receita Federal onde os profissionais de saúde normalmente apresentam seus lançamentos, mês a mês.
Flexibilidade
Talvez, de todos os recursos, o ponto mais importante é a flexibilidade que deve existir em cada uma dessas funções, visto que cada profissional e cada estabelecimento possuem suas especificidades e trabalham de formas distintas.
Dessa forma, é importante que o software ofereça a opção de criar modelos personalizados, que sejam pré-cadastrados para inserção fácil, necessitando apenas de ajustes pontuais no momento de cada consulta.
Em relação aos lançamentos financeiros, eles precisam contar com campos de livre digitação, para que o usuário possa fazer observações quanto ao tipo de pagamento (boleto bancário, cartões, dinheiro), se foi ou não emitido um recibo ou uma nota fiscal, entre outros.
A opção de mala direta para envio de e-mails automáticos para aniversariantes também é uma forma de interação com os pacientes, principalmente para aqueles que estão afastados do consultório. Tal opção também deve ser flexível, contando com a possibilidade de criação de modelos próprios, com mensagens personalizadas.
Consultório Live, todas as ferramentas necessárias em um só sistema
O Consultório Live é o sistema online da VBB Software, que conta com todos os recursos para o gerenciamento de uma clínica ou consultório da área odontológica. Todos os tópicos abordados nesse artigo foram feitos com base no Consultório Live.
O sistema foi desenvolvido com base em pesquisas e consultorias dos mais qualificados profissionais da área da saúde e busca ser um sistema intuitivo e abrangente, sendo utilizado por profissionais das mais diversas especialidades.
Entre os inúmeros usuários em todo o país, veja o depoimento do Dr. Edwar Caiado, do Rio de Janeiro:
Até o momento a melhor ferramenta para gerenciar pacientes que já tive no consultório. Como dentista, a plataforma me oferece muitos recursos, desde upload de imagens intra-orais, como também uma vasta opção de anamneses específicas e procedimentos que são facilmente incluídos na plataforma. Estou bastante satisfeito há 1 ano usando e gostando muito!
Certamente os recursos disponibilizados no Consultório Live serão muito úteis de sua clínica ou consultório, simplificando e otimizando sua rotina de trabalho, fazendo com o seu atendimento seja realizado com maior produtividade e controle.
Sugerimos que acesse o site do sistema para clínica através do botão abaixo e conheça melhor o sistema. É possível, ainda, criar sua conta de acesso de forma gratuita e testar todos os recursos por um período de 7 dias, sem nenhum tipo de compromisso. E, durante esse período, não deixa de utilizar o time de suporte para tirar todas as dúvidas sobre o sistema.
