Um software médico é um sistema de computador projetado para organizar e gerir informações de uma clínica ou consultório. Os recursos mais comuns nesse tipo de sistema são o agendamento de consultas, o cadastro de pacientes (prontuário eletrônico) e o controle financeiro.
Neste artigo iremos explorar o estado da arte atual dos softwares médicos e o funcionamento dos principais recursos.
Introdução
Os estabelecimentos de saúde, como clínicas e consultórios médicos, sempre tiveram métodos para organizar suas informações. Em um passado recente, era comum o profissional de saúde manter grandes arquivos de papel com todo o histórico do paciente escrito à mão. Ao mesmo tempo, agendas de papel eram usadas para marcar os horários das consultas. Mas a realidade é que esses métodos não são soluções práticas, demandando tempo para encontrar a informação e exigindo muito retrabalho.
Esse cenário começou a mudar com a popularização dos computadores pessoais. Com sistemas trabalhando com bancos de dados, é possível armazenar um grande volume de informações, fazer buscas dentre elas e integrar diferentes funções, permitindo por exemplo, obter o prontuário do próximo paciente com um simples clique dentro da própria tela da agenda.
O uso de softwares médicos trouxe muitos benefícios, mas ainda teve muitos desafios a vencer. Todo computador está sujeito a ter problemas de funcionamento, tanto pela parte de hardware onde um HD pode vir a queimar, quanto por programas mal intencionados (como vírus e spywares) danificando seus arquivos. Assim, manter os dados em um programa de computador facilitava muito o dia, mas era preciso estar sempre atento a esses cuidados, fazendo backups e mantendo a manutenção das máquinas.
Com o avanço das tecnologias web e a popularização da Internet de banda larga, uma nova modalidade de sistemas começou a surgir, resolvendo todos esses problemas: os sistemas em nuvem. Um sistema em nuvem armazena os dados em servidores distribuídos, ao invés de armazenar em seu próprio computador. Assim, você pode acessar esses dados através da Internet, a qualquer hora e de qualquer lugar, bastando abrir o sistema em um navegador de Internet e entrando com seu login. Em um sistema de qualidade, as conexões sempre serão feitas em ambiente seguro, seguindo os mais recentes protocolos. Desta forma, mesmo que seu computador tenha problemas de funcionamento, seus dados continuarão intactos e você pode acessá-los de outro computador, tablet ou celular, sem necessidade de instalar nada.
Funcionalidades
As principais funcionalidades de sistemas médicos são a agenda e o cadastro de pacientes. Além disso, um sistema de gestão de clínicas pode oferecer controle financeiro, controle de estoque, ferramentas de marketing, dentre outros recursos.
Agenda
A agenda é a ferramenta mais utilizada no dia a dia de uma clínica médica ou consultório. É uma ferramenta acessada tanto pelos profissionais de saúde quanto por suas secretárias. É fundamental em um bom sistema que a agenda seja flexível, permitindo que cada profissional personalize seus dias e horários de atendimento, bloqueie os períodos em que não poderá atender e possa fazer encaixes.
Um software médico terá uma agenda desenvolvida especialmente para o contexto de clínicas e consultórios, com busca integrada ao cadastro de pacientes, espaço para informar o convênio, o tipo de consulta, o status, etc. Se for um paciente novo, ele pode ser cadastrado sem complicações no próprio ato do agendamento.
A Agenda ainda pode oferecer outras facilidades importantes, como a automação das confirmações de consultas. Com esse recurso, você pode configurar o sistema para enviar mensagens aos seus pacientes com antecedência, lembrando-os de seus agendamentos e dando um link para responder se comparecerá ou não. O simples ato de lembrar o paciente pode reduzir drasticamente as faltas em seu consultório; e a opção de avisar que não poderá ir com antecedência permite se planejar e liberar o horário para marcar outra pessoa.
Um outro recurso que tem feito muito sucesso e vem mudando a forma de agendar consultas é o Agendamento Online. O processo de agendamento comum consiste no paciente ligar para o consultório, esperar a secretária olhar os horários disponíveis e lhe ditar por telefone, para o paciente então escolher a hora de sua consulta e passar seus dados de contato. Com o Agendamento Online, o paciente pode fazer seu agendamento, de forma simples e rápida. Através de um site, o paciente vê a lista completa de horários disponíveis, escolhe o seu e preenche seu próprio cadastro. Assim, além de não sobrecarregar suas secretárias, você ainda evita confusões causadas por entendimento errado do que é falado numa ligação telefônica, onde muitas vezes o áudio não está bom. Para o paciente, é muito mais confortável, até porque esse agendamento pode ser feito fora do horário comercial.
Uma agenda online não é completa sem relatórios. Softwares médicos geralmente oferecem estatísticas de comparecimento, quantidade de consultas por mês e muitos outros dados que podem ajudar em seu planejamento estratégico.
Cadastro de Pacientes
O cadastro de paciente é usualmente composto de duas funções igualmente importantes. A primeira constitui os dados cadastrais, incluindo os dados de contato, endereço, CPF, identidade. A segunda é o prontuário eletrônico, que só os profissionais de saúde têm acesso, onde ficam todas as informações das consultas, como anamneses, evolução clínica, diagnósticos, prescrições, anexos de imagens e exames.
Na parte dos dados cadastrais, algumas facilidades podem estar presentes, como preenchimento automático de grande parte do endereço através do CEP, inserção de uma foto de perfil (que pode ser tirada na hora por uma webcam), categorização, dentre outros. Essa parte não possui nenhum dado sensível, já que pode ser acessada por qualquer usuário.
No prontuário, temos um histórico das consultas, organizadas cronologicamente. Esse histórico, com dados de consultas anteriores, não pode ser editado, para garantir a integridade e a validade das informações. Você pode inserir retificações, caso tenha cometido algum erro que precisa ser reparado.
Ao incluir os dados de uma nova consulta, o software médico pode lhe oferecer anamneses personalizáveis, onde você pode criar um modelo com as perguntas desejadas e os tipos de respostas suportados. Também é possível cadastrar modelos para atestados e documentos, que serão preenchidos dinamicamente.
Ainda na consulta, o sistema pode oferecer prescrição de medicamentos, com consulta a bases de dados atualizadas dos medicamentos vendidos no Brasil. Você pode imprimir a receita gerada e opcionalmente usar uma assinatura digital e enviar para o paciente por celular. Essa modalidade já é aceita nas principais farmácias do país, inclusive para medicamentos controlados. Atualmente, os sistemas usam uma integração com o serviço da Memed, que é referência no Brasil, para gerar essas prescrições.
Para os dados de diagnóstico, os sistemas oferecem consulta à Tabela CID-10; e para registro de procedimentos, à Tabela TUSS.
Controle Financeiro
O controle financeiro é essencial na gestão de clínicas. Os softwares médicos podem oferecer esse recurso integrado com o cadastro de pacientes e com a agenda, facilitando a cobrança e o faturamento.
No módulo financeiro geralmente estão presentes o fluxo de caixa e o controle de contas a pagar e receber, além de recibos, parcelamentos e muito mais.
Para um médico é muito importante poder prever quanto receberá dos convênios ou de comissões, informações que podem ser obtidas em relatórios do sistema.
Conclusão
Com as tecnologias mais recente, os softwares médicos em nuvem são uma ótima opção para agilizar seu dia a dia e trazer mais conforto aos seus pacientes. A combinação dos recursos oferecidos pode trazer melhores resultados para seu estabelecimento.
Você poderá controlar sua clínica sem ter que instalar nada, bastando abrir seu software médico online no navegador.
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