A ideia do desenvolvimento de um software para gestão de clínica médica está centrada em realizar funções que até então eram burocráticas e manuais de forma informatizada, com automações de processos que auxiliem a gestão médica de clínicas e consultórios da área da saúde.
O uso da tecnologia em prol do aumento da produtividade no dia a dia de estabelecimentos de saúde ocorre com o registro dos dados de forma integrada em um único sistema, disponibilizando informações dos paciente que podem ser acessados em tempo real pelos profissionais, que passam, inclusive, a se planejar com agendas personalizadas acessadas pelo celular.
Um software médico, além das agendas, conta com cadastro de pacientes, prontuário eletrônico e controle financeiro. Recursos como confirmações automáticas de agendamentos e serviços de agendamento online através do site, onde o próprio paciente pode realizar seu agendamento sem o auxílio de terceiros, também estão integrados em sistemas de gestão.
Integração entre os recursos
A grande vantagem de um software para clínicas é que todas as funções ocorrem de forma integradas, girando em torno do cadastro de cada paciente.
O primeiro passo é realizar o cadastro e personalização inicial do sistema, criando as agendas de acordo com os dias e horários de atendimento, moldando os modelos de documentos, como atestados, receituários, anamneses, e personalizando o ambiente, com a logo e as cores da clínica ou consultório, além de cadastrar todos os usuários (profissionais da saúde e secretárias), com login e senha de acesso para cada um deles.
O passo seguinte é o cadastro dos pacientes, em uma ficha flexível que conta com diversas abas para suportar o maior nível de informações possíveis. É através desse cadastro, que o prontuário do paciente é aberto, com sua evolução de saúde, tratamentos, remédios receitados, anexos de exames e imagens, entre outras informações fundamentais para o acompanhamento de sua evolução clínica.
Ao agendar um paciente em uma das agendas, esses agendamentos ficam registrados em uma aba específica do cadastro de cada paciente. Assim, por dentro da ficha do paciente, é possível verificar todos os seus agendamentos (passados e futuros), assim como suas faltas. Aqui temos a primeira integração que permite um maior controle e organização, até mesmo para questões relacionadas à cobrança de consultas e controle do comparecimento na gestão para clínicas.
A gestão financeira também está englobada nessa integração visto que os lançamentos realizados no financeiro podem fazer toda diferença sendo vinculados ao paciente em questão. Dessa forma, a própria ficha do paciente mostra todos os registros financeiros em relação ao paciente, com os pagamentos já realizados e os pagamentos em aberto, esses, especificamente, em um campo destinado a contas à pagar.
Também por dentro do prontuário eletrônico, na ficha de cada paciente, é possível gerar receitas, atestados e outros modelos de documentos de acordo com modelos pré-definidos nas configurações do sistema. Ao inserir tais modelos, o sistema já preenche de forma automática todos os dados cadastrais do paciente, utilizando sua ficha como base para captar informações, com o objetivo de agilizar o atendimento.
Essa integração conta ainda com a emissão de recibos vinculados aos pacientes e emitidos de forma praticamente automática. Tanto os recibos quanto demais informações são utilizadas para abastecer relatórios gerenciais que podem ser gerados para auxiliar no planejamento e controle dos administradores do negócio.
Automação
A automação também está presente em ferramentas que permitem, por exemplo, que o sistema envie mensagens de texto e e-mails automáticos com um link para que o próprio paciente possa confirmar ou desmarcar seu agendamento, sem a necessidade que um profissional telefone para cada um dos pacientes agendados confirmando suas consultas.
Ainda na automação, um software de gestão para clínica médica também permite a criação de sites personalizados e, nesses sites, a opção do agendamento online. Esse recurso permite que as agendas dos profissionais sejam disponibilizadas no site para que o próprio paciente possa fazer seus agendamentos, sem a necessidade de auxílio de terceiros.
Modelos de emails automáticos também podem ser criados e programados para serem enviados aos aniversariantes do mês, aproximando o relacionamento entre estabelecimentos de saúde/profissionais de saúde e seus pacientes. Tal recurso, inclusive, costuma ter ótimos retornos no caso de pacientes que já estão afastados do estabelecimento e veem em tais mensagens de felicitação uma lembrança para retornar os tratamentos com o profissional em questão.
Como escolher o melhor sistema
O melhor sistema deve ser escolhido após realizar testes e verificar que as ferramentas disponibilizadas conseguem atender as necessidade de sua clínica ou consultório. Mais importante do que o valor do investimento, estão os recursos e a tecnologia utilizada, evitando cancelar resposta de sistemas com ferramentas incompletas ou pouco práticos.
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