Na rotina de clínicas e consultórios é muito importante trabalhar com uma boa organização das informações. Informações organizadas garantem um atendimento de qualidade e uma gestão eficiente. Assim, um sistema para consultório pode ser um grande aliado para agilizar suas tarefas e tornar seu dia a dia mais produtivo.
Um software médico oferece funções como cadastro de pacientes e registro de seus históricos médicos, organização de agendas e controle financeiro. Na busca pelo melhor software você pode encontrar diversas outras funções e personalizações.
Essas funções podem servir para deixar seu trabalho ainda mais simples e oferecer facilidade e conforto aos seus pacientes, como por exemplo, o recurso de agenda online e a confirmação de consultas por SMS.
10 dicas para usar melhor
Nesse artigo, iremos lhe dar algumas dicas de como fazer o melhor uso de um sistema de gestão para clínica. As dicas a seguir se aplicam a sistemas em nuvem, que não precisam ser instalados, ou seja, são executados direto do navegador de Internet.
1) Explore todas as funcionalidades
Um bom sistema para clínica deve ter telas intuitivas, fáceis de compreender. Assim, não tenha medo de clicar em seus botões e abrir novas opções. A melhor forma de aprender a usar um sistema em sua totalidade é usando.
É claro que você pode ter o apoio de vídeo aulas ou manuais em texto, mas ao usar naturalmente, o aprendizado é mais rápido e você terá a oportunidade de conhecer recursos mais avançados.
2) Deixe o sistema com a cara do seu estabelecimento
Em todo bom sistema médico, há sempre muitos recursos para personalizar as telas e a experiência de uso de acordo com as necessidades específicas de seu estabelecimento.
A partir daí, você pode não apenas colocar sua logo, fotos dos usuários, como também personalizar o esquema de cores da interface e marcar configurações que considere mais apropriadas para seu local.
Assim, você poderá imprimir relatórios, atestados, receitas, tudo com o cabeçalho e identidade visual da clínica médica, dando força à sua marca.
3) Personalize os cadastros complementares
Ao cadastrar pacientes, agendamentos, etc, sempre existem campos como “Convênio”, “Categoria” ou “Status” que podem ser muito úteis na organização e classificação em relatórios.
Preencha as tabelas referentes a esses campos de acordo com a realidade de sua clínica médica e economize tempo ao realizar os cadastros finais.
4) Crie anamneses personalizadas
Ao registrar uma nova consulta no prontuário eletrônico, é sempre possível incluir dados de uma anamnese. A anamnese é feita em forma de questionário, mas pode ter perguntas diferentes conforme as diferentes áreas da saúde.
Você pode criar modelos prontos, com as perguntas desejadas (apropriadas para sua área), o tipo de resposta, as possíveis respostas (se for o caso), etc. Depois, basta escolher o modelo e preencher rapidamente na hora da consulta.
5) Crie modelos de documentos
Também para agilizar no atendimento, você pode deixar modelos de documentos, como atestados e cartas, já prontos, apenas para serem preenchidos automaticamente com os dados do paciente na hora da consulta.
Ao imprimir esses modelos, eles ainda poderão incluir o cabeçalho personalizado no item 2 desta lista.
6) Use recursos de comunicação com o paciente para reduzir faltas.
Se o sistema tiver envio de mensagens SMS para lembrar os pacientes horas antes da consulta, ativar esse recurso pode fazer total diferença na redução do número de faltas. Até porque, se o paciente responder ao SMS dizendo que não poderá ir, ainda sobra tempo para realocar algum outro paciente naquele horário, tendo menos horários ociosos.
Na gestão de clínicas médicas é importante também usar o recurso de e-mails para aniversariantes. Esses e-mails podem lembrar o paciente que sua clínica ainda está em atividade e, assim, quando ele precisar de uma consulta de um profissional de saúde da área, terá maiores chances de marcar em sua clínica.
7) Use o Chat Interno para comunicação
Muitas clínicas já se habituaram a trocar mensagens entre médicos e secretárias pelo WhatsApp, mas o fator é que o chat interno embutido em um software médico é capaz de fazer a comunicação sem tirar o foco da tarefa principal e você terá todo o histórico de mensagens salvo no banco de dados do sistema. Além disso, não precisará pegar outro dispositivo, basta clicar em um botão do próprio sistema de gestão que já está aberto na tela de seu computador.
8) Use suas informações para criar um site automático
Um sistema médico armazena dados de seus profissionais da saúde, local, identidade visual, horários de atendimento, etc. Com isso, softwares mais sofisticados podem oferecer a opção de criar um site para divulgar seu estabelecimento, com um texto de abertura, fotos, serviços oferecidos, mapa de como chegar, integração com redes sociais e, principalmente, a Agenda Online, que veremos mais detalhes no próximo item.
9) Agenda Online
A agenda online é um recurso dentro do site automático que permite que os pacientes vejam através de seus computadores ou celulares quais os horários estão disponíveis para marcação de consulta. Assim, o agendamento pode ser feito diretamente pelo site, sem necessidade de telefonar para a recepção de sua clínica.
Isso é muito bom pois hoje em dia as pessoas estão evitando ao máximo fazer ligações quando há alternativas mais fáceis, como marcar pela Internet. É uma boa forma de diminuir a sobrecarga de trabalho de suas secretárias e ainda pode trazer novos clientes que chegaram ao seu site através de pesquisa na Internet ou indicações.
10) Baixe os aplicativos oficiais
Sistemas em nuvem geralmente são responsivos e podem ser executados de qualquer lugar, diretamente do navegador de seu celular, como o Chrome no Android ou o Safari no iOS. Entretanto, a experiência de uso fica muito melhor quando temos um aplicativo oficial, nativo, que é capaz de tirar o melhor proveito do hardware do seu dispositivo, como câmera (para tirar fotos de pacientes e digitalizar exames), biometria para fazer login, dentre outros.
Conheça o Consultório Live
O Consultório Live é um sistema de gestão de clínicas e consultórios, desenvolvido com o propósito de ser fácil de usar. Você pode se cadastrar para testar o Consultório Live, sem custo e sem compromisso.
Basta clicar no botão abaixo e assim que terminar o cadastro você já terá acesso a todas as suas funções.
O Consultório Live está totalmente preparado para a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
