Um dos recursos adicionais mais interessantes em um sistema para o gerenciamento de clínicas e consultórios da área da saúde é o recurso de confirmações automáticas de consultas. Através dele, é possível reduzir o número de faltas dos pacientes, ter uma agenda que corresponda melhor a realidade do profissional (inclusive abrindo espaços para novos agendamentos) e manter o paciente sempre atento ao compromisso agendado.
As confirmações de consultas em si não são uma novidade. Elas já são utilizadas por secretárias e profissionais há muito tempo, em um rotina de trabalho que demanda horas de ligações, ocupando a força de trabalho do estabelecimento e incorrendo em gastos.
A grande vantagem desse recurso através de um software médico de qualidade é exatamente fazer com que todo esse processo seja automático e sem nenhum custo adicional! É o sistema que irá determinar (através de configurações iniciais determinadas pelo usuário) todas as mensagens que precisam ser enviadas a cada dia, fazendo os disparos de forma automática, sem a necessidade de nenhum tipo de ação por parte dos profissionais.
No caso do Consultório Live, sistema online da VBB Software para a gestão de clínicas e consultórios da área da saúde, inclusive, todos os envios são realizados sem nenhum custo adicional. Ou seja, além de não ter nenhum tipo de trabalho, o profissional não gasta mais para utilizar tal função!
Isso nos mostra como a automação realmente pode impactar nas rotinas de trabalho dos profissionais de saúde, abrindo espaço para desenvolverem funções realmente significativas em um dia a dia tão corrido.
Indo um pouco além
O processo de desenvolvimento de um software é algo que deve estar em constante evolução, percebendo as necessidades do público alvo para implementar melhorias contínuas, fazendo com que o sistema se torne cada vez mais completo e com recursos que se apresentam necessários, na prática.
Assim, um segundo passo desse processo de automação das confirmações foi a implementação da possibilidade dos próprios pacientes poderem, através da mensagem recebida, confirmar ou desmarcar seu agendamento.
Funciona assim: todas as mensagens, tanto os emails quanto as mensagens de texto, contam com um link onde o paciente pode clicar e informar se realmente irá comparecer ou se precisará desmarcar o compromisso agendado. E tudo isso é automaticamente incorporado à agenda do profissional, de forma que o sistema consegue apresentar uma agenda com todos os agendamentos que já foram confirmados ou cancelados (mostrando, inclusive, o horário de tal confirmação).
Tais cancelamentos também contam com a opção de um limite mínimo de antecedência, para que os profissionais não sejam surpreendidos com cancelamentos repentinos e isso desestruture sua programação.
Tecnologia utilizada nos envios de SMS
Atualmente o recurso do Whatsapp é muito utilizado para fins de comunicação instantânea entre clínicas/consultórios e seus pacientes. No entanto, o próprio Whatsapp, em seus Termos de Uso, não permite o envio de mensagens em massa, que são considerados por eles uma espécie de Spam. Isso ocorre até mesmo para tentar freiar a disseminação das famosas fake news.
Assim, por tal motivo, o melhor meio de tais envios serem realizados ainda é através da mensagens de texto, chamadas de SMS. Dentro das mensagens de texto, existem uma série de tecnologias de envio, cada uma com o seu grau de confiabilidade quanto ao envio e recebimento nessa troca de informações.
O Consultório Live utiliza a tecnologia shortcode que é, atualmente, a mais moderna do mercado, com a garantia de envio mais preciso. Tanto é assim, que a shortcode é a mesma tecnologia utilizada pelas instituições bancárias para fazer o envio de códigos de segurança para a confirmação de transações, por exemplo. São aquelas mensagens enviadas por números menores (normalmente de 5 dígitos), que não se assemelham a um número de celular.
Mais de uma opção
Ter o envio das mensagens de confirmação através de SMS já seria uma condição mais do que suficiente, visto que elas são entregues com toda a confiabilidade e de fácil visualização na tela do celular por parte do usuário. No entanto, existem diversas situações onde ter mais de uma opção de contato torna o recurso ainda mais seguro e esse é o caso dessa funcionalidade que permite também que, além das mensagens de texto e também sem nenhum custo adicional, tais confirmações também ocorram por email, como uma garantia a mais de que realmente o paciente irá receber os dados sobre seu agendamento.
No email, por ser um recurso que permite uma maior espaço de texto, é possível, ainda, inserir informações mais detalhadas sobre recomendações ou protocolos que devem ser seguidos para o agendamento em questão. São dois canais de coomunicação que trabalham em conjunto para garantir a eficácia do serviço de confirmação de consultas.
Posicionamento da clínica
É interessante destacar como o uso de tal recurso pode impactar, inclusive, na percepção dos pacientes em relação a qualidade do serviço prestado pela clinica ou consultório visto que será visível que estamos diante de um estabelecimento que investe em tecnologia e utiliza modernos recursos para melhor atender seu público.
