Gerir uma clínica médica é uma tarefa cada vez mais complexa visto que envolvem questões que vão muito além do atendimento dos pacientes. Questões financeiras, de fluxo de caixa, confidencialidade dos dados armazenados, gestão do marketing com a utilização de redes sociais e resultados positivos para dar sustentabilidade ao negócio são apenas alguns dos muitos tópicos que precisam ser geridos no dia a dia da gestão de clínicas.
Além disso, o foco na saúde do paciente, com registros precisos e completos também auxiliam a cada profissional no desenvolvimento de suas funções. E, para auxiliar aos profissionais da área da saúde, empresas de tecnologia passaram a dedicar tempo e pesquisas na criação de sistemas para solucionar todas essas questões burocráticas na gestão de clínicas médicas; são os chamados softwares médicos (que, na verdade, abrangem todas as especialidades da área da saúde, não se restringindo apenas à medicina).
Assim, um software médico é uma ferramenta que busca reunir todas as informações e dados dos pacientes em uma única plataforma, incluindo recursos como prontuário eletrônico, agendas, contas a pagar e a receber, geração de receitas, atestados, laudos, anamneses, recibos, relatórios e gráficos gerenciais sobre a saúde financeira, além de recurso de automação para aliviar a sobrecarga de trabalho dos profissionais, que precisam estar focados no realmente importa: o atendimento dos pacientes.
Conhecendo melhor um sistema para gerenciamento de clínicas e consultórios
Principalmente nos casos onde os usuários nunca utilizaram um software de gestão das informações, o ideal é aproveitar o período de testes que a grande maioria dos sistemas disponibilizam para conhecer ao máximo os recursos oferecidos. É fundamental se entrosar com as telas e com as ferramentas que devem estar de acordo com as necessidades diárias dos profissionais e como tais recursos irão auxiliar seu consultório ou clínica é outro ponto que precisa estar bem claro.
Normalmente, quando um sistema é pensado ele deve observar o conceito da intuitividade, ou seja, suas telas devem ser claras e simples, induzindo o usuário a desenvolver suas tarefas, por mais que tais usuários não tenham grandes conhecimentos em informática ou com o próprio sistema. Mas, além disso, é importante que o usuário tenha acesso ao material de apoio do programa, desenvolvido exatamente para esclarecer as principais dúvidas e instruir sobre as funcionalidades oferecidas.
Assim, acreditamos que essas duas ações devem ocorrer de forma paralela; enquanto o usuário testa o sistema e descobre por si só suas funcionalidades e o funcionamentos dos recursos em questão, devem ler os manuais, assistir as videoaulas e consultar as principais dúvidas que os usuários costumam enfrentar.
Com isso, os testes serão mais completos e o usuário conseguirá identificar se tal sistema realmente atende às suas necessidades. É muito comum que usuários subutilizem diversos softwares apenas por desconhecerem todo o seu potencial.
Destrinchando as agendas de um software médico
O início dos sistemas para gerenciamento de clínicas e consultórios da área da saúde contaram especificamente com a tarefa de eliminar as fichinhas de papel, informatizando o registro das informações cadastrais e prontuários dos pacientes, além de contar com agendas no próprio programa. Eram recursos básicos mas que já auxiliavam significativamente secretárias e profissionais de saúde, visto que eliminavam rasuras, agrupam todos os registros em um só local e tornavam todo o processo mais simples, claro e objetivo.
No entanto, com o avanço da tecnologia, foram sendo possíveis o desenvolvimento de novos recursos, mais modernos e eficientes, que foram, pouco a pouco, ampliando seu escopo para abranger todas as rotinas administrativas que ocorrem dentro de uma clínica ou consultório. E, nesse ponto que chegamos hoje, é possível que o sistema realize grande parte das rotinas de forma automática, sem nem mesmo precisar de comandos por parte dos usuários.
Isso fica muito claro quando abordamos o tema das agendas de um software médico. Em primeiro lugar, estamos falando de agendas personalizadas, que devem se moldar à necessidade de cada profissional, com seus dias e horários de atendimento, além de levarem em consideração a duração de cada consulta e espaço para intervalos.
A partir daí, os recursos se ampliam para possibilidade de tracar dias em que o profissional não irá atender, realizar encaixes quando não existem mais horários padrões disponíveis, assim como contar com uma lista de espera quando não exitem mais vagas.
Com a possibilidade de status que variam através de um sistema de cores, é possível sinalizar os agendamentos de acordo com o fato do paciente ter comparecido, faltado, desmarcado ou mesmo confirmado a consulta e, tudo isso, pode ser transformar em relatórios gerenciais para auxiliar o controle e planejamento dos administradores do estabelecimento.
Também no momento do agendamento, é possível realizar repetições automáticas, recurso muito utilizado para tratamentos contínuos, os pacientes costumam manter os mesmos dias e horários durante um período de tempo.
A automação também está presente no processo de confirmação de consultas, que passa a ser realizada pelo próprio sistema, que dispara emails e mensagens de texto (SMS) de forma automática, de acordo com critérios de envio configurados pelo próprio usuário do sistema. Tais mensagens de confirmação contam ainda com um link onde o próprio paciente pode confirmar ou desmarcar o agendamento e tal ação é automaticamente atualizada pelo sistema, mostrando ao profissionais que tal agendamento foi confirmado ou desmarcado, sinalizando quando isso ocorreu e mudando o status do agendamento.
Ainda falando de agendamentos, eles passam a poder serem feitos pelo próprio paciente, através do agendamento online. Nesse caso, o sistema permite a criação automatizada de um site, sem nenhum custo adicional, onde é possível compartilhar às agendas para que os próprios pacientes criem seus agendamentos de acordo com as disponibilidades de horários. Esse recurso especificamente tem sido muito utilizado como ferramenta de marketing digital, para ampliar a captação de clientes e agendamentos pelas redes sociais, ao compartilhar o link do site em tais ferramentas.
No caso de um sistema online (que funciona pela internet), como o Consultório Live, da VBB Software, é possível ainda que tais agendas sejam acessadas de qualquer dispositivo que esteja conectado, inclusive por aplicativos de celular (tanto para aplicativos que utilizem Android quanto iOS), permitindo aos usuários verificarem seus agendamentos e realizerem alterações e inclusões. Isso permite um melhor planejamento do dia de trabalho dos profissionais, sem perder a privacidade de sua rotina, visto que em um estabelecimento com diversos profissionais de saúde, cada um deles têm acesso à sua própria agenda, não conseguindo visualizar as demais agendas.
Testando o Consultório Live
É possível testar o Consultório Live por 7 dias gratuitos, sem nenhum tipo de compromisso, clicando no botão abaixo. Durante esse período todos os recursos estarão liberados, a disposição dos usuários para que possam testar todas as funcionalidades, sem nenhuma restrição.
Sugerimos que cadastrem-se e descobram um mundo de possibilidades com a utilização de um sistema para clínicas e consultórios de alta tecnologia, com recursos desenvolvidos para simplificar a rotina de trabalho de profissionais da saúde. E, durante os testes, não deixem de acessar todo o material de apoio que irá auxiliá-los a conhecer ainda melhor os recursos.
