Programas de computador são sistemas desenvolvidos para buscar a solução de alguma tarefa, desempenhando funções de forma mais simples e automatizada, com o auxílio da tecnologia para agilizar processos.
Em relação a uma clínica ou consultório, é o uso de um software médico que tem auxiliado o dia a dia de profissionais de saúde com o armazenamento de todas as informações em um único local, com recursos desenvolvidos especialmente para esse segmento de atuação. Tais recursos buscam elevar a produtividade dos profissionais, simplificando suas rotinas e reduzindo custos.
Esses sistemas de gestão de clínicas e consultórios pode ser online ou desktop. Sistemas desktop são aqueles que funcionam de forma local, instalados nos computadores do usuário; são aqueles sistemas mais tradicionais que, até algums tempo atrás era comercializados em cds para instalação. Já os sistemas online utilizam uma tecnologia mais moderna e, por funcionarem pela internet, contam com sues dados armazenados em nuvem, o que permite uma maior flexibilidade de acesso.
Mas como escolher o melhor software?
Acessar as informações dos pacientes e agendamentos de qualquer lugar é algo fundamental para auxiliar à rotina dos profissionais de saúde e pode fazer toda a diferença, proporcionando uma melhor experiência tanto para os profissionais quanto para os pacientes.
As empresas desenvolvedoras de sistemas voltados para a área da saúde constumam disponibilizar um período gratuito para avaliação dos programas. Esse período, que costuma girar em torno de uma semana, é fundamental para que o usuário tenha a possibilidade de testar todos os recursos, na prática, e avaliar as ferramentas antes de optar pela aquisição.
A utilização de um sistema de gerenciamento para clínicas e consultórios busca criar um verdadeiro parceiro de trabalho dos profissionais de saúde, onde o médico é auxiliado por diversas ferramentas que elevam sua produtividade e simplificam sua rotina de trabalho. E, são essas ferramentas que precisam ser testadas durante o período demonstrativo; o usuário precisa se identificar com as telas, com os recursos e entender o funcionamento dos recursos.
Durante esses testes, é importante se basear em um material de apoio, com manuais de instrução e vídeoaulas explicativas, além do próprio suporte técnico da empresa desenvolvedora, que deve estar à disposição para possíveis dúvidas e dificuldades dos usuários nesse período de avaliação.
Recursos disponibilizados em um sistema para clínicas médicas
Durante os testes, é importante verificar os principais recursos de um sistema para atendimentos médicos, onde o cadastro de pacientes é um dos mais relevantes. Assim, simular o cadastro de pacientes e utilizar o prontuário eletrônico para inserir informações sobre a evolução e acompanhamento da saúde dos pacientes é algo que precisa ser verificado. A intuitividade das telas também precisa ser observada nessa etapa; quanto mais simples e objetivas elas forem, mais fácil será a utilização do sistema, mesmo para usuários que não possuam grandes conhecimentos de informática.
Os prontuários eletrônicos devem contar ainda com a geração de documentos personalizados, com seus modelos criados previamente, como anamneses, receituários, solicitações de exames e atestados, por exemplo. Quantos aos receituários, eles devem oferecer um banco de dados de medicamentos atualizados para que o profissional possa consultar e inseri-los no receituário com poucos cliques. E, além disso, esses receituários devem poder contar com a assinatura digital do profissional para o documento eletrônico possa ser enviado ao paciente e tenha o mesmo valor de uma receita em papel, assinada e carimbada.
Em relação às agendas, além das possibilidades de personalização, é necessário observar e simular itens de automação como a confirmação de consulta e agendamento online. Tais recursos automatizam processos e fazem com que tarefas que, até então, demandavam tempo e recursos passem a ser realizadas de forma automáticas, pelo próprio sistema de gerenciamento.
O controle financeiro também deve passar a ser realizado pelo software médico fazendo uma total integração de todos os processos existentes em uma clínica ou consultório. Assim, o uso do módulo financeiro, com o controle do fluxo de caixa e das contas a pagar e a receber também irão auxiliar o sucesso do estabelecimento de saúde. Inclusive, esses registros financeiros servirão como base para a geração de gráficos e relatórios usados para o planejamento e controle do negócio.
Gráficos e relatórios
Todos os dados inseridos no sistema devem servir de base para a geração de relatórios e gráficos que utilizam esses dados para apresentar informações de forma estruturada, de forma a permitir aos usuários um maior controle e planejamento da clínica ou consultório.
Ao saber os procedimentos mais executados ou ao saber que profissional realizou um maior número de atendimentos, é possível planejar ações futuras com mais confiabilidade, por exemplo. Outro ponto é usar os relatórios financeiros para entender o faturamento do negócio e, até mesmo, servir de base para pagar comissões e participações de profissionais.
Esses relatórios e gráficos também devem ser impressos de forma personalizada, com a logo da clínica ou consultório para estarem alinhados com toda a documentação gerada pelo sistema.
Preferências do sistema
Um ponto que precisa ser detalhado pelo usuário durante o processo de testes são as preferências do sistema. As preferências são as principais configurações que o sistema oferece e são através delas que todos os ajustes e personalizações podem ser realizadas.
Assim, conhecer essas personalizações é conhecer o potencial de ajustes que o sistema pode aceitar em sua utilização. Desde questões básicas, como personalização sobre telas e nomes até mesmo a configurações de recursos mais complexos, como a automação de confirmação de consultas deverão ser apresentadas nessas telas de congurações.
Inclusive, esse deve ser o primeiro ponto a ser observado durante o período de testes. Pois, quando as telas e nomes são personalizados, por exemplo, todos os demais testes já seguirão os padrões escolhidos, fazendo com que o usuário tenha uma noção muito melhor de como realmente irão funcionar os recursos, na prática.
Assim, insira sua logo cadastre os profissionais, escolhe temas e cores e ative recursos que poderão ser muito úteis em sua rotina de trabalho e, aí sim, inicie os testes das demais ferramentas, como agendamentos e cadastros de pacientes com geração de receitas e atestados, por exemplo.
Com o sistema já ajustado e personalizado com as suas informações e detalhes de sua clínica ou consultório, os testes serão muito mais focados à sua realidade e a realidade do seu negócio.
