A utilização de um software médico tem se tornado cada vez mais frequente para auxiliar a gestão de clínicas e consultórios, com recursos que auxiliam o dia a dia dos profissionais de saúde. Ao utilizar um sistema de gestão, todas as informações passa a ser armazenadas em um só local, de forma informatizada, com recursos de ponta para auxiliar os atendimentos médicos.
Quando esse software médico funciona de forma online (pela internet) as informações nele armazenadas podem ser acessadas de qualquer lugar, simplificando ainda mais o acesso dos profissionais ao recursos disponibilizados.
Tais recursos foram desenvolvidos para aprimorar a gestão e armazenamento das informações de uma clínica ou consultório tendo como objetivo final o atendimento mais personalizado e seguro dos pacientes.
Recursos disponibilizados para uma melhor experiência
Os recursos básicos de um sistema de gerenciamento para consultório já são amplamente conhecidos pela maioria dos profissionais de saúde e, entre eles, estão o cadastro de pacientes com prontuário eletrônico, módulo financeiro e agendas personalizadas.
Esses recursos são a base de um sistema que busca armazenar e organizar as informações de clínicas médicas. No entanto, com o avanço da tecnologia e com a utilização cada vez mais frequente de sistemas de computador para o gerenciamento das informações, novas funções foram criadas de forma a automatizar recursos e processos burocráticos que, até então, eram desenvolvidos exclusivamente por seres humanos.
O desenvolvimento de tais recursos visa tirar a sobrecarga de trabalho com funções que, hoje em dia, a tecnologia pode fazer de forma extremamente eficiente, simplificando a rotina de trabalho dos profissionais de saúde. Essa simplificação, em última análise, eleva a produtividade do estabelecimento de saúde e amplia os lucros a partir do momento que permite um maior controle e planejamento das atividades.
Entre esses recursos adicionais, estão soluções extremamente interessantes como as que veremos abaixo.
O uso do agendamento online
Esse recurso tem como base a criação de um site para a clínica ou consultório de forma automática, ou seja, o próprio sistema de gerenciamento cria, com base nas informações cadastrais do estabelecimento, um site para auxiliar na divulgação dos serviços.
Esse site conta com a possibilidade de ser vinculado às agendas do programa de gerenciamento, de modo a permitir que os próprios pacientes realizem seu acesso, visualizem as agendas e, de acordo com as disponibilidades de horário, façam o seu agendamento.
Com isso, os pacientes passam a contar com a possibilidade de realizar agendamentos 24h por dia, sem o auxílio de nenhum intermediário. E, os agendamentos realizados pela internet são instantaneamente criados nas agendas do próprio sistema, com a sinalização ao profissional que foi um agendamento criado pela internet.
Como ferramenta de marketing digital, a marcação de pacientes é algo muito interessante pois os sites criados podem ter seus links divulgados nas redes sociais dos estabelecimentos e dos profissionais, ampliando a captação de novos agendamentos.
A automação na confirmação de consulta
A gestão de agendas continua sendo um dos principais processos de um consultório médico, visto que tanto os atendimentos quanto o faturamento se inciam no agendamento realizado. Na verdade, o atendimento médico é uma consequência de um agendamento; é um passo posterior.
E a etapa de confirmação dos agendamentos é fundamental para que o paciente compareça no dia e horário agendado ou desmarque a tempo de abrir espaço para que outro paciente possa ser atendido em seu horário. Realmente a confirmação tem um impacto direto no fluxo de caixa.
Com a utilização do melhor software para o gerenciamento de clínicas e consultórios da área da saúde, todo esse procedimento pode ser realizado de forma automática, economizando tempo e recursos.
Funciona assim: com uma configuração inicial, o sistema é ajustado para enviar mensagens de confirmação com a antedência desejada. Essas mensagens podem ser enviadas tanto por email quanto por SMS (na tecnologia shortcode, a mesma utilizada por instituições bancárias). Tais mensagens contam com um link de confirmação, onde o próprio usuário pode confirmar ou desmarcar seu agendamento.
Essas confirmações ou cancelamentos são registradas automaticamente no sistema, com as agendas sinalizando que a confirmação/desmarcação ocorreu, que se deu por meio do link de SMS e em que horário a confirmação/desmarcação foi realizada.
A automação desse processo traz incontáveis benefícios. Os mais notáveis são a redução do íncide de faltas, o consequente aumento da receita, a redução de gastos com ligações telefonicas e, principalmente, a redução expressiva da necessidade da mão de obra humana em horas de ligações manuais onde as confirmações eram realizadas, liberando tais profissionais para desenvolverem outras tarefas.
Receitas com assinatura digital
A geração de documentos através dos sistemas de gerenciamento já é uma realidade conhecida por grande parte dos profissionais. Poder emitir solicitações de exames, receituários, atestados e declarações pelo próprio sistema faz com que tais documentos sejam gerados de forma mais prática, de forma mais fácil de serem compreendidos, além de serem personalizados com a logo e assinatura do profissional.
No entanto, com a flexibilidade de atendimento e até mesmo com a realização de teleconsultas, tornou-se importante que tais receitas geradas por um sistema informatizado contassem com a possibilidade de assinatura digital, para que tal documento, mesmo que em formato eletrônico, possa ser utilizado pelo paciente e tenha o mesmo valor de um documento impresso, assinado e carimbado pelo médico.
Assim, contar com a possibilidade de emitir receitas assinadas digitalmente (desde que o usuário tenha um certificado digital, devidamente instalado e configurado no computador em questão) traz uma série de benefícios tanto para o profissional (que pode enviar uma receita a um paciente durante uma viagem, por exemplo) quanto para o próprio paciente (que passa a ter um atendimento mais próximo, sem a necessidade de se locomover até o consultório de seu médico apenas por questões burocráticas, por exemplo).
Controle Financeiro vinculado à ficha do paciente
Controlar as entradas e saídas de recursos de uma clínica ou consultório da área da saúde é algo até bem básico. Todo estabelecimento precisa de um controle preciso das contas a pagar e a receber, do fluxo de caixa e dos receibos emitidos.
No entanto, é importante que o sistema de gerenciamento consiga vincular essa movimentação financeira à ficha do paciente para que, ao realizar um atendimento, os profissionais possam identificar pagamentos, pendências financeiras, além da opção de geração de recibos já com os dados inseridos de forma automática.
